Сегодня, я хочу поговорить о парадоксе методики Zero Inbox, замеченным многими читателями. Они вполне справедливо указывают, что пустые входящие могут создать иллюзию решения всех проблем с почтой. Поскольку письма-задачи убраны в отдельную папку “Выполнение” - они не попадают на глаза и в таком случае, о них легко забыть.
Эти опасения легко понять, потому что они довольно логичны. Я и сам время от времени кладу кроссовки на порог вечером, чтобы утром гарантированно выйти на пробежку. Но всегда ли мы выполняем напоминания, которые попадаются нам на глаза?
 |
| Трудно пройти мимо |
Кто не видел обклеенных стикерами с напоминаниями мониторов? Кто не игнорировал капающий кран? Кто не вздыхал - “Надо бы помыть машину”, при виде своего железного друга? Наконец, кто не держал месяцами во Входящих писем с красными флажками?
Наше сознание умеет удивительным образом находить способы игнорировать даже самые сильные внешние сигналы. Каждый раз, когда наш взгляд падает на бахрому стикеров на мониторе или на сломанный кран - у нас неизбежно портиться настроение, накапливается стресс и разочарование, но мы по прежнему ничего не делаем.
Почему же одни визуальные сигналы (кроссовки на коврике) работают, а другие (грязная машина) работают гораздо хуже?
Основной критерий успеха срабатывания напоминаний - иметь четкий план выполнения, с хорошо очерченными временными рамками. Как только я вижу кроссовки на полу у двери - я собираюсь и выхожу на утреннюю пробежку. Это работает, поскольку я уже пообещал себе потратить час утром на то, что бы пробежаться. Мне нужен лишь небольшой толчок для запуска отработанного набора действий.
"Я сделаю эту задачу, когда у меня будет для этого время" - стикер с таким напоминанием способен висеть на вашем мониторе вечно, поскольку нет четкого критерия, когда именно придет такое время.
Ощущение, что вы можете заняться напоминанием в любой момент - одновременно и успокаивает (дело будет сделано), и удерживает от выполнения (нет никакой необходимости заняться этим прямо сейчас), и является источником стресса (опять ничего не сделал).
Вернемся к папке для писем-задач из методики Zero Inbox. Критерий успеха обработки этой папки - создать себе четкий временной критерий запуска процесса обработки.
Например в таком виде: каждый день, я трачу до двух часов после обеда (как правило не очень продуктивное время) на работу с письмами-задачами. Следуя этому правилу (на первых порах можно настроить ежедневное напоминание), вы получаете несколько преимуществ перед традиционной (вспоминаю о том, что вижу) моделью:
- Четкое обозначение времени выполнения - теперь вы точно знаете, когда работать с этими письмами.
- Меньше отвлечений - вы работаете только с письмами, которые сами себе назначили на выполнение. Остальное ждет своей очереди в других папках.
- Меньше шансов потерять важное письмо - все письма с задачами в находятся одной папке.
- Ощущение завершенности - пустая папка "Выполнение" означает, что все задачи из почты выполнены и придает вам уверенности в себе.
Несколько советов для обработки ваших задач из писем
- Старайтесь не оставлять в папке "Выполнение" масштабных задач, требующих много времени, координации действий нескольких человек. Такие задачи можно пересылать в вашу систему управления задачами (например Trello). Таким образом в этой папке остаются однотипные задачи, требующие на выполнение от пяти минут до часа.
- Важно стремиться сводить количество писем в папке "Выполнение" к нулю. Так вы предотвратите “зависание” задач в списке. Отлично подходит пятница - день, который логично тратить на разбирание завалов - как бумажных, так и цифровых.
- Научитесь отказывать. Отказать кому-то в просьбе - требует усилий. Гораздо проще пометить письмо флажком или переместить его в папку "Выполнение" и смотреть, как эта задача со временем теряет актуальность и провоцирует ваше чувство вины. Скажите твердое нет - большинство людей гораздо легче переносят отказ, чем игнорирование.
- Если письмо требует ответа в определенное время - создайте календарное событие на его основе, что бы не пропустить время ответа. Дайте себе немного времени на реакцию - пусть напоминание будет на несколько часов или даже на день раньше.
Продуктивной вам работы!