- Письма - задачи, по которым что-то нужно сделать
- Письма - напоминания о том, что кто-то что-то должен сделать для нас
- Письма - информация из которых может нам пригодиться
- Письма, по которым мы еще не приняли решения.
- Откровенно ненужные письма
Самое, пожалуй, страшное в этой ситуации - что такое сидение перед открытым почтовым приложением, может восприниматься как продуктивная работа - хотя на самом деле таковой оно может быть в редких случаях когда например вы регулярно получаете заявки от клиентов по электронной почте.
Идея технологии Zero Inbox может быть сформулирована примерно так: "Обработка каждого входящего письма за один раз". Если вы получаете более сотни писем в день (нормальная ситуация для руководителя среднего уровня) - этот подход может экономить часы вашего времени.
Итак мы организовываем работу с электронной почтой - основной критерий успеха заключается здесь в укоренении новых привычек (что на самом деле не так просто) процессного подхода к работе с почтой.
 |
| Боромир предупреждает (но все же надеется) |
Итак у вас есть открытая папка входящих сообщений и некоторое количество непрочитанной почты в ней. Важный момент - идем строго по очереди, по возможности не выбирая письма по заголовкам и адресатам, это позволяет набрать хорошую скорость обработки.
Прочитав письмо, необходимо принять решение о его дальнейшей судьбе. Возможны четыре основных сценария.
Удаление - не зря я ставлю этот пункт первым. Правило Парето, примененное к нашей ситуации, предполагает что лишь в 20% писем содержится 80% информации, которая может быть нам важна. На практике - этот коэффициент может быть еще ниже. Будьте беспощадны к письмам - поглотителям вашего времени. Отпишитесь от всех рассылок, которые для вас не критичны. Создайте фильтры, автоматически перемещающие новые письма с массовыми рассылками и прочими неважными вещами в предназначенные им папки и читайте их разом время от времени. Поговорите с вашими подчиненными и ближайшими коллегами, что бы по возможности вас меньше ставили "в копию". И удаляйте. Сначала идея удаления писем может вам показаться не очень подходящей. Дайте ей пять минут. Удаленное письмо не будет вас отвлекать, когда вы ищете что-то действительно важное. Не будет занимать место и тратить ресурсы компьютера. Наконец, можно настроить корзину для удаленных писем так, что бы письмо лежало там какое-то время, давая вам шанс передумать. Уверяю, таких моментов будет не очень много.
Делегирование - вариант подходящий не всем, но если такая возможность есть, пользуйтесь ей обязательно. Важный момент - обязательно заведите папку для писем "На контроль" и перекладывайте в нее все письма, которые вы превратили в поручения. Во многих почтовых программах есть возможность создать календарное событие на основе письма - используйте ее для создания напоминаний о получении результата вовремя.
Архивирование - следующий сценарий, предусматривает перемещение письма в папку отличной от Входящие, если в письме содержится информация, которая может нам пригодиться в дальнейшем. Постарайтесь не создавать слишком много архивных папок и не слишком "развесистую" структуру вложенных папок.Что бы не затягивать процесс разбора входящих, удобна компактная структура архивных папок, которую можно окинуть одним взглядом. Обязательно заведите папку "Прочее" и складывайте туда основной массив архивной почты. Используйте функцию поиска для работы с таким архивом - почти во всех современных почтовых системах поиск реализован достаточно хорошо.
Выполнение - сценарий, где вы непосредственно выполняете чью-то просьбу из пришедшего письма. Для начала простое правило из GTD - если выполнение займет не двух минут - сделайте это сразу, так вы сэкономите свои ресурсы, которые могут быть потрачены на организацию выполнения этой небольшой задачи. Хорошим примером тут могут быть простые согласования и небольшие (либо стандартные) вопросы. Если задача более масштабна, имеет смысл отложить ее выполнение (хотя бы) до конца разбора почты. В конце концов, может выясниться, что задача из следующего письма более важна. Для этого переносим письмо в папку "Выполнение", где хранятся все письма, требующие от нас продолжительных действий. Если у задачи есть определенный срок - создайте себе напоминание в календаре. Если задача действительно большая - зарезервируйте в этом же календаре время на ее выполнение.
Таким образом необходимо обработать каждое новое письмо. Важно не поддаваться соблазну оставить решение судьбы письма "на потом" и оставить его болтаться во Входящих. Со временем вы не будете тратить на классификацию письма более 10-15 секунд. Результатом разбора входящей почты должна быть пустая папка Входящие. Ура!
Для собственно работы у нас остались папки "Выполнение" и "На контроль", являющиеся основами для двух оставшихся процессов работы с вашей почтой.
Папку "На контроль" необходимо просматривать не реже раза в неделю. Очень велик соблазн отложить эту задачу "на потом" - поэтому придайте этому процессу силу ритуала. Назначьте конкретное время и очень старайтесь его не пропускать. Удаляйте (или архивируйте) выполненные задачи. Организуйте напоминания по оставшимся.
Папка "Выполение" - может и не опустеть, хотя очень старайтесь достичь этого хотя бы раз в неделю. Переносите крупные задачи в системы управления задачами
(например Trello), где вы работаете со общим списком ваших задач.
Закройте почтовую программу, и убедитесь, что мир (и ваши достижения) находятся вне вашей почты.