Каждому из нас приходится время от времени кому-то о чем-то напоминать. Не обязательно при этом быть руководителем - в современном мире мы неизбежно зависим от результатов работы других людей.Ежик - птица гордая. Пока не пнешь - не полетит.
Народная мудрость.
К сожалению, иногда приходится напоминать этим людям, что мы чего-то от них ждем. Сама по себе небольшая, эта задача тем не менее способна здорово портить жизнь. Контролируя судьбу даже десятка поручений, поневоле путаешься в сроках и неизбежно забываешь что-нибудь мелкое, но как назло важное. Отсюда кризис доверия, лишняя агрессия и стресс.
Вот пара простых правил для упорядочивания таких задач.
1. Ничего не держите в голове
Или говоря по-другому - все записывайте. Для этих целей я использую Trello - замечательный инструмент для организации практически любой деятельности. В личной доске - органайзере у меня создан специальный список "Напомнить" - и там, в виде карточек, лежат все задачи, по которым я ожидаю результатов от других людей.
2. Регулярно просматривайте напоминания
Заведите себе "день напоминаний" - обычно одного дня в неделю должно хватать. Впрочем, частоту таких дней можно регулировать "под себя".
Рассылка напоминаний не требует особой креативности или высокого уровня энергии - идеальное занятие на "после обеда". Основная опасность - эту задачу довольно легко отложить "на потом", поэтому постарайтесь придать "дню напоминаний" силу ритуала - без крайней нужды не откладывайте его на другие дни.
Дополнительные хитрости использования Trello для ведения обработки списка напоминаний: В название карточки можно добавлять номер недели в скобках. Таким образом, при беглом взгляде на карточки можно отсеивать те, по которым напоминание было уже сделано.
Важные задачи можно держать выше по списку, а так же использовать для них метки.
Для задач с конкретными сроками замечательно работает встроенный в Trello механизм контроля сроков.
3. При затруднениях - смените среду коммуникации
Если вы испытываете затруднения с получением результата, даже после сделанного напоминания - меняйте среду коммуникации. Если напоминание было сделано по электронной почте - позвоните. Если общались по телефону - организуйте личную встречу. Таким образом, с гораздо более большей вероятностью вы можете уложится в сроки и сэкономить нервы.
Удачи вам в работе с напоминаниями!